PRECIS DE COMPTABILITE I

 © 1991 John Petroff. Traduction 2004 Naoual Jidal, CLAUDIE BOUSQUET

 

Chapitre 8:

ARGENT COMPTANT

 

COMPTES BANCAIRES

L'outil le plus efficace utilisé pour gérer l'argent comptant est le compte bancaire. Il fournit un double enregistrement de toutes les affaires traitées en espèces ou par chèques. Afin de contrôler efficacement l'utilisation des comptes bancaires, des documents spéciaux sont employés pour retracer les transactions. Des registres de signature sont utilisés par tous les employés autorisés à faire des retraits. Les récépissés de dépôt doivent accompagner les dépôts d’argent, et des chèques doivent être émis pour tous les paiements. Un avis de paiement est envoyé avec chaque versement pour s'assurer que le crédit approprié est enregistré par les créanciers. Les banques exigent généralement qu'un solde minimum (solde de compensation) soit respecté.

RELEVÉS BANCAIRES
L’avantage d'utiliser un compte bancaire pour contrôler les mouvements en argent comptant consiste dans le fait que les banques envoient un relevé bancaire mensuel relatif au compte. Ce document rapporte toutes les transactions portées au compte. L'information normalement présentée dans le relevé bancaire comprend les soldes de début et de fin, les dépôts, les autres crédits, les retraits et autres débits. Les chèques rejetés ou annulés sont joints au relevé, comme des notes de débit et de crédit (pour des opérations traitées par la banque et qui sont inconnues du déposant). Il est rare que le solde du relevé bancaire et celui du déposant soit exactement le même, et, c’est pour cette raison qu’ils doivent être rapprochés.

LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Un rapprochement bancaire est une méthode employée pour déterminer les raisons des anomalies entre le solde du relevé bancaire et le solde du compte de « banque » ou « caisse » et pour calculer le solde rectificatif. Les anomalies sont habituellement dues aux transactions exceptionnelles lesquelles n'ont pas été encore enregistrées par la banque ou par l'entreprise, et elles incluent typiquement les chèques qui n’ont pas encore été présentés pour la collection, les dépôts en transit et les charges reliées au service bancaire. Les erreurs sont une autre cause commune d’anomalie que la réconciliation bancaire aidera à corriger. En conclusion, le rapprochement peut découvrir des irrégularités.

RAPPROCHEMENTS BANCAIRES
Un rapprochement bancaire est divisé en deux sections : solde sur le relevé bancaire et le solde sur la comptabilité du dépositaire. Bien qu' il soit possible de rapprocher un solde avec l’autre, la pratique courante consiste à ajuster les deux soldes pour s'équilibrer l’un par rapport à l’autre. Les transactions exceptionnelles qui sont inconnues du déposant grâce au relevé bancaire exigent que des écritures comptables soient passées au journal.

COMPTES DE CAISSE
Il y a souvent plusieurs comptes de caisse parce qu'ils desservent différents buts. Le compte bancaire est le compte courant (compte chèques) qui traite les dépôts, les chèques et les opérations pour mémoire. Le compte de découverts et d'excédents de caisse est employé pour enregistrer n'importe quelle variation par les commis de ventes. L’argent disponible est employé pour fournir les fonds nécessaires pour combler les besoins en trésorerie des opérations d’affaires courantes. La petite caisse est utilisée pour payer de petits articles en espèces. Chacun de ces comptes de caisse doit être strictement contrôlé pour éviter des erreurs ou des pertes.

CONTROLE INTERNE DES COMPTES DE CAISSE
De nombreuses procédures sont disponibles pour contrôler les comptes de caisse. Les relevés bancaires mensuels aident à vérifier les soldes du compte de caisse. Le rapprochement bancaire est particulièrement utile dans pour le contrôle des factures réglées en espèces. Le système de bons de caisse est employé pour contrôler les paiements en espèces. Les différents fonds en argent comptant existent dans des buts spécifiques afin de retracer toutes les opérations réalisées en espèce. Il convient noter qu'il est de la plus grande importance de distinguer l'argent comptant que l’on manipule et les opérations comptables en espèce.

LE SYSTÈME DE BON DE CAISSE
Une des méthodes les plus courantes pour contrôler les paiements en espèces est le système des bons de caisse. Les composantes d'un tel système sont
1) bons de caisse : documents établissant la preuve du paiement,
2) un registre : pour enregistrer chaque bon de caisse,
3) un dossier de bons de caisses impayés,
4) un dossier de bons de caisse payé, et
5) un registre de chèques pour enregistrer le paiement de chaque bon.
Ce système de bons de caisse est efficace du point de vue comptable et facilite la prise de décision de gestion.

LE SYSTÈME DE BONS DE CAISSE : FAITS IMPORTANTS
1) les bons doivent être préparés pour tous les paiements.
2) Les bons représentent l'autorisation écrite d'un paiement.
3) Avant qu’un bon puisse être approuvé le rapport de réception,
la facture et l'ordre d'achat doivent être comparés sans oublier les escomptes possibles.
4) Tous les bons doivent être enregistrés dans le registre des bons de caisse dans un ordre numérique.

LE SYSTÈME DE BONS DE CAISSE : IMPORTANCE DU REGISTRE DES BONS
1) Tous les bons doivent être enregistrés dans le registre des bons.
2) Les bons sont énumérés dans un ordre numérique.
3) Le registre enregistre le bénéficiaire, la date où le paiement est effectué
et le numéro du chèque utilisé pour le paiement,
4) Le compte de « comptes à payer » ou « fournisseurs » est toujours crédité, mais il peut y avoir différents comptes à débiter.
5) Les comptes divers sont employés pour débiter des comptes non spécifiés dans les autres colonnes du registre.

LE SYSTÈME DE BONS DE CAISSE : LES PROCÉDURES DE CLASSEMENT
1) Des bons impayés sont classés dans le dossier des bons de caisse impayés
2) Les bons impayés devraient être classés dans l'ordre où ils sont dus
3) Les bons payés sont classés dans le dossier des bons payés.
4) Les bons payés sont classés par ordre de numéro.

LE SYSTÈME DES BONS DE CAISSE : UTILISATION DU REGISTRE DE CHEQUES
1) Quand un bon est payé, on l'enregistre dans le registre de chèques.
2) Le registre de chèques est semblable au journal des paiements en espèces.
3) Tous les chèques doivent être classés par numéro même ceux qui sont nuls ou annulés.
4) Le compte bancaire doit toujours être crédité. Si un escompte est pris, on crédite le compte d'escompte sur achats.
5) Des bons de caisse ainsi qu’une colonne du solde de caisse courant sont employés dans le registre de chèques.

VIREMENT BANCAIRE
L'évolution du virement bancaire (VB) changera la manière dont les affaires courantes sont traitées. Le virement bancaire emploie les impulsions électroniques qui sont informatisées pour exécuter des opérations commerciales en espèces. Ceci élimine le besoin en chèques et en argent physique. Le VB est particulièrement présent dans les commerces de détail. Des systèmes de point de vente sont employés par les clients pour régler leurs achats en utilisant des cartes de crédit, des cartes de clientèle, et des cartes bancaires ou de débit. Le plus grand avantage du virement bancaire est qu’il peut fournir une réduction des coûts, et une information plus rapide et plus précise.

Tests

Devoirs

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