Accounting

Chapitre 2:

CYCLE COMPTABLE

INTRODUCTION À UN COMPTE

Un compte représente un document employé pour enregistrer toutes les transactions semblables. Il se compose d'un titre, d'une colonne de débit et d'une colonne de crédit. Le côté gauche d'un compte est le côté de débit et le côté droit du compte est le côté de crédit. Le solde d'un compte est déterminé en soustrayant le montant le plus petit (débit ou crédit) du montant le plus grand. Initialement, toutes les transactions sont enregistrées dans un document appelé le Livre Journal. L'information enregistrée dans le journal est ensuite allouée aux différents comptes dans le Grand-Livre. Le total des colonnes du débit et du crédit de n'importe quel compte doit toujours être égal.

A single account is often called a T account because of its appearance as a T. When several related accounts grouped together is called a ledger. Accounts whose balance is carried forward from period to period are known as real accounts or balance sheet accounts. In a double entry accounting system, all journal entries require a debit entry in one account to be simulatously matched by an equal credit entry in another account. A journal entry composed of more than one debit or credit is a compound journal entry.

RÈGLES POUR L’AUGMENTATION OU LA DIMINUTION DES COMPTES

Voici les règles d’augmentation ou de diminution des comptes:
1) Les comptes de l’actif (Document comptable: Bilan) ont normalement des soldes débiteurs et sont augmentés par le débit;
2) Les comptes du passif (Document comptable: Bilan) ont normalement des soldes créditeurs et augmentent par le crédit;
accru par des crédits.
3) Les comptes des capitaux propres ont normalement des soldes qui sont augmentés par le crédit;
4) Les comptes de produits (Document comptable: Compte de résultat) sont augmentés par le crédit;
5) Les comptes de charges (Document comptable: Compte de résultat) sont augmentés par le débit.

COMPTE DE RÉSULTAT
Le compte de résultat a un effet direct sur l'équilibre des capitaux propres. Les comptes de charges (dépenses) diminuent les capitaux propres tandis que les comptes de produits (revenus) les augmentent. Le bénéfice net de l'exercice ou de la perte est déterminé en soustrayant les dépenses à partir des revenus. À la fin d'un exercice comptable, tous les comptes de charges et de produits sont clôturés par un document appelé État des revenus ou État récapitulatif. Pour cette raison, tous les comptes du compte de résultat sont considérés comme provisoires.

SOLDE NORMAL DES COMPTES
Les comptes d’immobilisation, le compte des retraits, les dividendes et les comptes de charge ont normalement des soldes débiteurs. Les comptes du passif comme les capitaux propres, les reports à nouveau et les comptes de produits ont normalement des soldes créditeurs. Il peut y avoir des circonstances spéciales où les comptes n'atteindront pas l’équilibre normal, mais c'est habituellement le signe d'une erreur.

CLASSIFIER DES COMPTES

Les comptes du bilan sont classés par masse sous les désignations d'actif, de passif ou de capitaux propres. Les comptes du compte de résultat sont classés en tant que dépenses et revenus. Les immobilisations de l’actif sont divisées en deux catégories, selon leur durée de vie prévue. L’actif courant est habituellement celui qui est vendu ou consommé dans le courant de l’année comptable. L’actif fixe est maintenu dans l’entreprise pendant des périodes plus longues qu'une année. Parmi les immobilisations fixes, les locaux d'usine sont des biens qui se déprécient (amortissement) tandis que les terrains ne sont pas dépréciables. Le passif est également divisé en deux catégories: le passif courant, pour les dettes à court terme (moins d’un an), et le passif à long terme, pour les dettes dont la maturité va au delà d'un an.

Current assets typically include cash, notes receivable, accounts receivable, inventories and prepaid expenses (such as insurance premiums). Fixed assets typically include property, plant and equipment, investments, patents and tradmarks. Both tangible and intangible items can be assets, provided they have some monetary value. Current liabilities include bank credit outstanding, accounts payable, interes payable, wages payable and taxes payable. Long term liabilities include loans beyond one year, notes and bonds issued by company.

CLASSIFIER DES COMPTES
Les capitaux propres représentent le montant qui demeure après que le passif ait été soustrait de l’actif. Pour une entreprise à propriétaire unique ou pour une association, le capital est égal aux apports du ou des propriétaires. Pour une entreprise, le capital social est l'investissement fait par les actionnaires. Les bénéfices non distribués représentent le revenu net qu'une entreprise maintient lorsqu’elle ne les distribue pas sous forme de dividendes aux actionnaires. Les retraits d’actif effectués par les propriétaires ou les associés représentent une sortie de capitaux. Ces retraits d’actifs ainsi que les dividendes signifient une réduction des capitaux propres.

CLASSIFIER DES COMPTES
Les produits ou revenus augmentent la valeur des capitaux propres. Les produits incluent les ventes, les honoraires facturés, les services, les produits d'intérêt et les revenus de location. Pour des entreprises avec plus d'une source de revenu, on lui recommande de tenir des comptes distincts. Les dépenses varient d’une entreprise à l’autre, et elles devraient être classifiées selon la taille et le type de dépenses.

PLAN COMPTABLE
Tous les comptes d’entreprise sont énumérés par classe. Habituellement les comptes sont classifiés comme suit:
Classe 1 – Comptes de l’actif
Classe 2 – Comptes du passif,
Classe 3 – Les capitaux propres,
Classe 4 – Les revenus, et
Classe 5 – Les dépenses.
Le deuxième chiffre d'un compte indique une sous-catégorie spécifique.

Accounts appear in the general ledger in a sequential order of the chart of accounts. The first digit of a number in the chart of accounts indicates the major division in which the account is placed. A second number of an account represents a specific category When the general ledger is first prepared and account balances from the previous period are entered, this is known as opening the ledger.

ORDRE DE TRAITEMENT DES DONNÉES COMPATBLES
Les données comptables suivent normalement un parcours bien déterminé. Son ordre est
1) la transaction commerciale réelle exige la préparation d’une documentation (par exemple: factures ou devis qui sont également appelées « pièces comptables »),
2) cette transaction est enregistrée dans le journal, et
3) l'écriture comptable est passée au grand-livre.

LE JOURNAL À DEUX COLONNES
De tous les types de journaux, le journal à deux colonnes est le plus simple à employer. Il a une colonne de débit et une colonne de crédit, utilisées pour enregistrer toutes les transactions initiales. Avant qu'une transaction soit inscrite dans un journal, il est nécessaire de déterminer ce qui suit:
1) quel compte sera affecté,
2) si le compte affecté augmente ou diminue, et
3) si la transaction devrait être enregistrée en tant qu'un débit ou crédit.
Une explication de la transaction est toujours souhaitable.

When journalizing entries it is customary to enter the accounts numbers and exact name of the accounts to be debited and credited, to write in the debit portion first above the credit portion, and to indent slightly the credit entry. The complete date of a transaction must always appear. Most often expense account will have only debit entries, revenue accounts only credit entries, while balance sheets accounts may have either.

COMPTES À TROIS COLONNES ET À QUATRE COLONNES
Des comptes à trois colonnes et à quatre colonnes sont souvent utilisés au lieu des comptes des deux colonnes. Le but des colonnes supplémentaires est de permettre d’établir d’insérer les soldes d’équilibre entre les débits et les crédits dans le compte à quatre-colonnes, ou de calculer la différence entre les deux dans le compte à trois-colonne. Tous les comptes, ainsi que dans la plupart des comptabilités employées pour enregistrer des transactions, ont souvent une colonne de référence. Dans le journal, la colonne de référence est utilisée pour enregistrer le numéro de compte. Dans un compte individuel, la référence (également appelée la référence de journal) est employée pour enregistrer le numéro de page du journal où l'entrée a été faite.

Three-column and four-column accounts must show their account number and name, year and month, at the top of each page. Three-column and four-column accounts are most conveniently used in computer based accounting since debit and credit balances are automatically calculated.

LA BALANCE INTERMÉDIAIRE ET LES ERREURS
La balance intermédiaire est une liste de comptes avec leur débit ou solde. Elle est habituellement préparée à la fin d'un exercice comptable. Les avantages liés à l’utilisation d’une balance intermédiaire sont:
1) elle indique des erreurs mathématiques ou d’écriture potentielles puisque le total des débits doit être égal au total des crédits.
2) elle aide à la préparation des états de synthèses (bilan et compte de résultat)
Il faut toutefois noter que les balances intermédiaires ne peuvent pas détecter tous les types d'erreur.

Que faire lorsque la balance n’est pas équilibrée?

Ces étapes peuvent généralement aider à découvrir les erreurs plus rapidement!
1) Additionnez de nouveau les montant des colonnes et déterminez la différence
2) Vérifiez si l'erreur ne viendrait pas d’un chiffre transposé, d’un décalage ou d’une erreur mathématique
3) Comparez les soldes du grand-livre à ceux de la balance intermédiaire
4) Recalculez chaque solde des comptes du grand-livre
5) Vérifiez toutes les écritures passées au grand-livre en vous référant au journal

The first step in preparing a trial balance is to calculate the balance of each of the accounts in the general ledger. Some of the errors that the trial balance will not reveal are for instance:
- journalizing a transaction twice,
- forgetting to record a transaction,
- entering an erroneous but identical amount in debit and credit,
- posting part of a transaction as a debit or credit to the wrong account.
Errors that cause the trial balance not to balance are
- the beginning amount of an account was incorrectly recorded,
- a debit entry was posted as a credit entry,
- a debit or credit balance was omitted,
- a digit in a number was moved one or more spaces (known as slide).
Determining the amount of the difference between debit and credit can help to look for such amount. For instance, when a debit and a credit were interchanged, the trial balance difference will be twice this amount.

A major function of an auditor is to find accounting errors.

Tests

Devoirs

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