© 2000 John Petroff. Traducción 2006-2007, Miguel Arce
Revisión: Marcela Ramírez

H- Análisis de inventario

Se mantienen existencias con el fin de disponer de productos para la venta o de materias primas para la producción.Las existencias son especialmente importantes si las ventas o la producción no son estables, continuas o predecibles. En una producción planeada y estandarizada (como una planta ensambladora de Toyota) las existencias pueden reducirse al mínimo gracias a una gran precisión en las entregas de suministros. No existen existencias en los servicios públicos, el transporte y los servicios. Sólo son importantes en manufacturas, ventas al por mayor y ventas al por menor. Concretamente en las empresas minoristas, puede representar dos tercios de los activos totales de la empresa, por ejemplo, en los concesionarios de vehículos, joyerías, tiendas de ropa, zapatos, artículos deportivos, etc. En la manufactura, la administración del inventario debe tener en cuenta el calendario de producción (en especial cuando sólo se producen lotes grandes de productos) así como las existencias que se mantienen para ventas. Pero las existencias de materias primas suelen representar sólo una pequeña cantidad de los fondos, y el inventario de productos en proceso de producción queda determinado por la necesidad de productos acabados, por tanto, la función principal de las existencias es posibilitar que se puedan realizar ventas de forma inmediata, aunque se desconozca el ritmo de la demanda.

El nivel óptimo de existencias se determina minimizando el costo combinado de mantener dichas existencias y de no tenerlas. El costo de mantener las existencias se conoce como coste de mantenimiento de existencias, y es la suma de los costos de almacén, seguros, fondos requeridos, deterioro y obsolescencia de los productos. El costo de no tener existencias viene determinado por el costo de reposición y el costo de las ventas perdidas. Si primero ignoramos estas ventas perdidas, la teoría del control de existencias ofrece el concepto de la cantidad óptima de pedido (EOQ) que minimiza el costo total (TC).

TC = Costo anual de hacer pedidos + costo anual de mantenimiento de existencias

TC = (n° de pedidos * costo por pedido) + ( promedio de existencias * costo unitario de mantenimiento de existencias)

TC = [(D/Q) * S] + [(Q/2) * C]

donde D = n° de unidades vendidas, consumidas o agotadas anualmente
S = costo por pedido
C = costo unitario de mantenimiento de existencias
Q = cantidad pedida cada vez
D/Q = n° de pedidos al año
Q/2 = promedio de existencias (máximo de existencias = Q, mínimo = 0)

La cantidad óptima de pedido (EOQ) se obtiene haciendo la primera derivada de TC con respecto a Q (dTC/dQ), y es igual a

EOQ = Raíz cuadrada [( 2 S * D)/ C]

Ejemplo: Una ferretería vende 20.000 taladros al año. El costo anual de mantenimiento de existencias es de $5. El costo de hacer el pedido y recibir cada despacho es de $500. Por tanto, el EOQ es

EOQ = Raíz cuadrada (( 2 * 5.000 * 20.000)/5)

EOQ = Raíz cuadrada (4.000.4000)

EOQ = 2.000 taladros

Se consideran 10 pedidos al año (20.000/ 2.000). El promedio de existencias es de 1.000 (2.000/ 2). El costo anual de mantenimiento de existencias se eleva a $5.000 (1.000 * $5) y el costo de hacer los pedidos es $ 5.000 ($500 * 10).

Los pedidos deben hacerse en un punto concreto de reposición, antes de que las existencias se agoten completamente, y con suficiente anticipación para que el proveedor pueda enviar y entregar la cantidad solicitada. Este periodo que tarda en llegar el pedido se denomina plazo de espera.

Volviendo a las ventas perdidas por falta de existencias, la empresa precisa mantener unas existencias de seguridad que garanticen que nunca se quedará sin productos para vender. Esto implica hacer los pedidos antes de llegar al punto de reposición. En el caso de las ventas estacionales, que afectan a la mayoría de los productos, además de las existencias de seguridad, es aconsejable ajustar el EOQ al alza, en anticipación a una mayor demanda y a un mayor plazo de espera en temporada alta.

La planificación de las existencias es una tarea estrictamente administrativa, que no se le delega siquiera en los contables, pero resulta más simple gracias a los programas informáticos que calculan automáticamente el EOQ y las existencias de seguridad para los encargados de compras de las tiendas al por menor, los agentes de compras y los encargados de producción. Un analista externo no siempre tiene la información necesaria para juzgar si existe en la empresa un control adecuado de existencias. Sin embargo, la ineficiencia puede detectarse indirectamente al estudiar el volumen y composición de las existencias disponibles (por ejemplo, los índices de rotación de existencias) y observando el impacto de su gestión en la eficacia a la hora de implementar la estrategia comercial.

Ver preguntas de revisión Q-8H.1 hasta Q-8H.12.

1)- Rotación de existencias

La liquidez del inventario es más sencilla de determinar con el índice de rotación de existencias:

Rotación de existencias = Costo de ventas o de productos vendidos / Existencias

Verifiquemos el valor de 4,48 correspondiente a este índice que se muestra en las razones o proporciones de Timken de 1999. El costo de ventas por $ 2.002,4 millones se toma del estado de ingresos de Timken y las existencias de $ 446,6 millones del balance general de Timken para 1999. En consecuencia, la rotación de existencias es, efectivamente,

Rotación de existencias = 2.0002,4/ 446,6 = 4,48

En las razones o proporciones de Timken observamos que su rotación fue ligeramente mayor que el año anterior (4,59), lo cual sugiere que las existencias de Timken crecieron respecto a su ventas. Para llegar a una conclusión más precisa comparemos las existencias de Timken con las de su respectiva rama industrial. Las compañías de fundición de acero (código SIC n° 3312) tuvieron una rotación de 6,2 en 1999, decreciendo desde el 7,1 que tenían dos años antes. En el caso de los fabricantes de repuestos para vehículos (código SIC n° 3714), la rotación también es exactamente 6,2 en 1999, pero en ascenso desde el 5,8 que tenían dos años antes. Para ambas industrias el cuartil inferior de rotación está por debajo de 4. Estas cifras indican que las existencias de Timken son claramente superiores a las de la mayoría de empresas similares, pero esa cantidad o no se desvía de forma desmedida.

El denominador suele ser el promedio entre las existencias finales e iniciales, pero se consigue más información si se usa el promedio mensual de existencias del año. Debe recordarse que las existencias en estos dos puntos, principio y final, son las más reducidas porque las empresas diseñan el año fiscal de tal modo que el cierre de sus libros contables tenga lugar durante un período de baja actividad comercial, cuando las existencias están en su nivel más bajo. Por tanto, al no considerar las existencias durante las temporadas altas de actividad comercial, se produce una distorsión que se incorpora al índice. Pero cuando se comparan empresas de la misma rama industrial, lo más probable es que la distorsión sea la misma para todas las empresas, y no representa una seria limitación para el análisis.

La cantidad registrada como existencias se ve significativamente afectada:
- por la selección del costo estándar o la aplicación del método de costo de plena absorción,
- si se revalorizaron las existencias para escoger el valor más bajo ya sea del costo o del mercado, y
- el método contable utilizado para inventarios : LIFO, FIFO o promedio.
Las empresas que usan los costos estándar para sus existencias asignan una porción de los gastos generales a cada unidad producida. Estos costos estándar no cambian de año en año, mientras que el método de costo de plena absorción solamente asigna los costos directos a las unidades producidas, y, en consecuencia, estos costos unitarios cambian de año en año. La revalorización de existencias según los precios de mercado puede basarse en el costo de sustitución o en el valor de salvamento menos el costo de eliminación de los productos. El método utilizado debería indicarse con una nota en los estados financieros. Pero a un analista externo le sería imposible intentar modificar las cifras de inventario si se sabe que el método inventarial empleado por una empresa concreta es diferente al que usan las demás empresas de su rama industrial.

El impacto de usar LIFO, FIFO o costos promedios debe resultar familiar al lector, ya que se describe en la la mayoría de los textos introductorios de contabilidad. LIFO aumenta el costo de ventas y reduce la cantidad de existencias en el balance general durante los períodos de inflación. Por tanto, la rotación de existencias puede estar significativamente supervalorada. Cuando se comparan rotaciones, hay que tener en cuenta que el cambio de FIFO a LIFO aumentará automáticamente la rotación, por lo que al hacer comparaciones en el tiempo, es deseable repetir el cálculo de dichas rotaciones siempre que sea posible.

En el caso de las empresas manufactureras, debería calcularse la rotación para los diferentes componentes (como las materias primas, productos en proceso y productos terminados) y no sobre el total de existencias . Para cada uno de los tres tipos de existencias, la rotación es

- rotación de materias primas:

materias primas usadas en la producción / promedio de existencias de materias primas

-rotación de la producción en proceso:

volumen anual de bienes terminados / promedio de existencias de productos en proceso

- rotación de bienes o productos terminados:

costo de ventas / promedio existencias de productos terminados

Por supuesto, lo ideal sería saber qué parte de las existencias se mueve con más lentitud. La comparación con empresas de la misma rama industrial puede ser difícil por que, aunque el desglose del inventario en sus componentes sea habitual, los datos sobre el volumen de producción es información administrativa que probablemente no tengan siquiera los contables de la empresa.

Ver preguntas de revisión Q-8H1.1 hasta Q-8H1.8.

2)- Modificación adicional de la rotación de existencias

Las existencias que exceden las necesidades del período operativo corriente deben clasificarse como no corrientes e incluirse en los activos fijos del balance general. La administración de la empresa es la que determina qué parte de existencias es la necesaria para el periodo corriente. Sin embargo, los analistas internos y aún los externos pueden estimar la presencia de partidas de existencias ociosas basándose en el volumen de ventas durante varios años. Tal estrategia puede ser útil en industrias como las metalúrgicas, la construcción o piedras preciosas, en las cuales la rotación puede subestimarse si las existencias de reserva se consideran como corrientes.
Otro ajuste que suele hacerse después de realizar el inventario de fin de año es el registro de pérdidas debidas al deterioro, obsolescencia o robo, lo que ocasiona disminución o escasez de existencias. Cuando los auditores señalan en su opinión que no pudieron asistir a la realización del inventario, existe la posibilidad de que dicho inventario esté sobrevalorado, es decir, que si la empresa desea mejorar sus beneficios, es posible que no se haya deducido la parte que no se puede vender.

Ciertas industrias tienen sus propios métodos contables para el inventario. En concreto, las tiendas minoristas estadounidenses reflejan en sus inventarios los precios de venta minoristas y no el costo o el precio del mercado, como sucede en otros sectores. Cuando se hace inventario, el de fin de año se calcula dividiendo el valor del inventario al detalle por el promedio del margen de beneficio. La comparación de esa cantidad con la que se obtiene sumando las compras y el inventario inicial, y restando las ventas netas (sin el promedio del margen de beneficio) nos da el déficit o disminución debido a los incidentes mencionados ocurridos durante el año.

Ver preguntas de revisión Q-8H2.1 hasta Q-8H2.5.

3)- Días de venta en inventario (DSI)

El DSI también conocido como los "días necesarios para vender las existencias" se puede calcular como

DSI = (promedio de existencias) / (Costo de ventas/ 365)

o = 365 / (Rotación de existencias)

Ver nota N-8G2.1

Como ejemplo del cálculo, verifiquemos si el DSI de 81 días que aparece en las razones de Timken de 1999 es correcto o no. Para el primer método de cálculo necesitamos el saldo del inventario, de $ 446,6 millones en el balance general de Timken para 1999, además de las ventas diarias, que se obtienen dividiendo el costo de ventas de 1999 (por valor de $ 2.002,4 millones, según el estado de ingresos de Timken) por 365, lo que nos da $ 5,486 millones diarios de ventas. En consecuencia, el DSI es

DSI = 446,6 / 5,486 = 81,40 u 81 días

Para el segundo método dividamos 365 por la rotación del inventario que se calculó antes en 4,48. En consecuencia el DSI es

DSI = 365 / 4,48 = 81,47 u 81 días.

El DSI de Timken fue ligeramente inferior (79) que en el año anterior. Si observamos el DSI de las empresas comparables a Timken, veremos que es de 59 para  las siderúrgicas (código SIC # 3312) y también para los fabricantes de repuestos para vehículos (código SIC 3714). Esto confirma que Timken mantiene más existencias que la mayoría de las empresas en su misma rama industrial.

Recuérdese que lo anterior combinado con el período medio de cobro nos da el ciclo del efectivo (o ciclo operativo) de la empresa. También se puede calcular la madurez de las existencias , tal como se hacía con las cuentas por cobrar, según su vencimiento, lo que revelaría la obsolescencia de la mercancía disponible y sería más informativo, pero que no suele estar a disposición de los analistas externos.

Ver preguntas de revisión Q-8H3.1 hasta Q-8H3.2.

4)- Evaluación de la estrategia de existencias

La proporción de existencias respecto al activo total indica la estrategia de existencias de la empresa y debe estudiarse junto con la proporción del A/R respecto a los activos totales, puesto que puede lograrse el aumento de las ventas por un aumento en cualquiera de estas razones o en ambas. La tabla T- 8.9 presenta el DSI y la proporción de existencias sobre los activos totales en grupos de empresas estadounidenses organizadas según su tamaño, en las tres industrias previamente estudiadas.

Tabla T-8.9
Análisis de la estrategia de existencias para empresas estadounidenses según su tamaño en 1993
. Farmacéuticas Fabricantes de equipos Mayoristas de muebles
Ventas $ DSI Inv% DSI Inv% DSI Inv%
-1 MM (millones) 49 19% 48 20% 79 44%
1-3 MM 72 17 47 21 78 35
3-5 MM 87 27 49 24 47 32
5-10 MM 87 26 72 30 46 31
10-25 MM 89 25 70 26 26 27
25- + MM 111 26 78 23 34 25
DSI = Días de venta en inventario
Inv% = existencias como % de los activos totales
Fuente : Robert Morris Associates, "Annual Statement Studies, 1994"

La tabla T-8.9 muestra que las empresas más pequeñas en el sector de los mayoristas de muebles están utilizando sus existencias mucho más que las empresas grandes. Al contrario de los sectores farmacéuticos y fabricantes de máquinas, en los cuales las empresas más grandes tienen una mayor cantidad de existencias en comparación con los activos totales. La estrategia de estos últimos no es muy clara. Por el contrario, para los mayoristas de muebles, es obvia. Al combinar la información de esta tabla con la Tabla T-8.8, nos damos cuenta de que los grandes mayoristas de muebles confían en el crédito para promover sus ventas, mientras que las pequeñas confían en sus existencias.

Esto significa que las empresas han trabajado sobre sus ventajas competitivas para sacarles provecho. Una empresa de cierto tipo haría bien en utilizar una estrategia similar, a menos que sea capaz de desarrollar su propio nicho de mercado o ventaja competitiva. Así, las empresas no debieran ser comparadas con sus similares en la misma rama industrial, sino con empresas del mismo tamaño y tipo. Debería realizarse el análisis de existencias junto con el análisis de ventas, como se estudiará en la Sección A del próximo capítulo.

5)- Comparación del uso de existencias en el tiempo

La Tabla T-8.7 muestra la proporción de existencias con respecto al activo total en los últimos 40 años, para empresas estadounidenses. Los datos revelan una disminución significativa en la cantidad de existencias que tuvieron las empresas, desde cerca de la mitad del A/R (o sea 0,20 contra 0,08 en el Cuadro T-8.7) a 1/5 del A/R (o sea 0,20 contra 0,04 en el Cuadro T-8.7). Pueden ofrecerse muchas razones para explicar por qué sucede esto: una proporción mayor de empresas de servicio que no necesitan existencias, una programación de compras y de producción más próxima a los requerimientos de ventas, una mejor administración de las existencias y una economía más estable. Para los sectores en los cuales las existencias  son esenciales, por ejemplo en las ventas minoristas, mayoristas y en la fabricación, dichas existencias están lejos de ser una inversión sin importancia. La Tabla T-8.4 muestra claramente que el DSI es mayor que el DSO para estos sectores, lo que demuestra que, relativamente hablando, las existencias representan una mayor inversión que las cuentas por cobrar. En el sector manufacturero, las existencias que ha dado a conocer el Censo de Fabricantes y la Encuesta Anual representaban el 14,2% de los despachos en 1963, el 15,7% en 1982, pero sólo el 12,5% en 1992, y el 11,5% en 1996, según la Encuesta Anual de Manufactureros. Estos datos censales confirman la tendencia recogida por la autoridad fiscal en la Tabla T-8.7, pero también que el cambio no es sólo atribuíble a la reestructuración económica del sector, sino también a un cambio fundamental en la estrategia administrativa.

Ver pregunta de revisión Q-8H5.1.

6)- Interpretación del significado de los índices de rotación

Tanto para el análisis de las cuentas por cobrar como para las existencias, es a menudo necesario llevar el análisis más allá de lo que hemos presentado hasta ahora. Un índice alto o bajo puede ser mejor o peor que uno medio. Una interpretación adecuada de los índices de rotación requieren análisis adicionales porque un índice alto puede indicar, ya sea una administración eficiente:
  - bajo costo de existencias
  - que se han ajustado convenientemente las compras y la producción, para minimizar las existencias
  - que las existencias se mantienen frescas, actualizadas y en demanda
o que hay grandes errores administrativos u otros problemas:
  - demoras en los despachos y excesivos costos de envío
  - comercialización excesiva
  - ventas perdidas por falta de disponibilidad de un surtido adecuado
  - vulnerabilidad en las ventas (es decir, incumplimiento de las ventas estacionales o cíclicas)
  - incapacidad de la empresa para mantener las compras o la producción ajustada a una demanda creciente.

De la misma manera, una baja rotación puede indicar, ya sea una administración eficiente:
  - no se pierden ventas
  - hay preparación ante un aumento en las ventas
  - se evitan las carencias de materias primas
  - hay una apreciación potencial del valor de los artículos preciosos disponibles
  - bajo riesgo para los prestamistas
o también puede significar una mala administración:
  - ineficiencia en la administración del capital de trabajo, por ejemplo por costos excesivos
  - presencia de existencias invendibles
  - estrategia comercial poco efectiva
  - poco rendimiento del departamento de ventas
  - demanda decreciente imprevista

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La única manera realista de averiguar si hay una cantidad excesiva de existencias es comprobar la mercancía disponible en almacén y evaluar su edad. Y la única manera de saber si hay una cantidad insuficiente de existencias es preguntar a los vendedores si han perdido ventas por falta de productos. Vea los comentarios sobre faltantes en la Sección A del capítulo siguiente

Ver preguntas de revisión Q-8H6.1 hasta Q-8H6.3.

Ver tareas de investigación R-8H.1 hasta R-8H.6.

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Última revisión: 01/02/2007
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