C- Comment sont préparés les relevés des comptes financiers

Le bilan et le compte d'exploitation sont les résultats finaux de la fermeture des livres comptables à une date spécifique (qui est la fin de la période comptable). Une période comptable ne coïncide pas nécessairement avec l’année civile, elle peut être n’importe quelle période de 12 mois qui se termine à une date qui convient à la fermeture des livres et qui correspond d’habitude au point d’activité le plus bas de l’entreprise.

On peut distinguer trois phases dans la préparation des relevés des comptes financiers :
-enregistrements des transactions
-ajustements de fin d’année
-vérification des relevés des comptes financiers

Après les ajustements de fin d’année, les comptes représentant les soldes des actifs, passifs et capitaux propres sont assemblés dans le bilan, tandis que les soldes des revenus et dépenses sont représentés dans le compte d'exploitation afin de déterminer le bénéfice net. Quand les relevés des comptes financiers sont remplis, les experts comptables commencent leur travail de vérification et justification. Leur travail peut mener à des ajustements supplémentaires.

Voir les questions de révision de Q-6C.1 à Q-6C.3.

1) Enregistrement des transactions

L’enregistrement des transactions, ou la tenue des livres, consiste à écrire la valeur monétaire de chaque actif, titre, service reçu ou donné par l’entreprise dans un registre courant. Puisque toutes les transactions sont des échanges d’actifs, titres ou services contre d’autres actifs, titres ou services, chaque transaction nécessite une double entrée pour refléter les deux côtés de cet échange : un côté est un débit et l’autre un crédit. Les entrées de même type sont regroupées dans le même compte. Par exemple, tout ce que l’entreprise attend de ses clients (résultat des ventes) représente des débits regroupés dans un compte appelé les comptes à recevoir. Tous les comptes ont deux côtés qui permettent à d'autres transactions de compenser les entrées initiales. Par exemple, dans le compte « Comptes à recevoir » mentionné ci-dessus, les paiements reçus des clients sont des crédits. Les comptes sont eux-mêmes regroupés dans des livres de compte par type : actifs, passifs, capitaux propres, revenus et dépenses. A la fin de l’année ou de la période comptable, les soldes de tous les comptes sont assemblés dans une balance de vérification.

Voir la question de révision Q-6C1.1.

2) Ajustements de fin d’année nécessaires pour préparer les relevés des comptes financiers

Des ajustements des soldes de fin d’année peuvent être nécessaires pour une des raisons suivantes :
1-reclassification
2-correction dans l’évaluation
3-erreurs et omissions
4-attribution à l’année en cours de coûts et revenus précédemment capitalisés
5- comptes de régularisation des dépenses et des revenus

a) Reclassification :
La Reclassification peut consister à :
- établir une partie d'excédents non distribués en tant que réserves pour un but spécifique.
- identifier une portion des dettes à long terme, due dans les 12 mois suivants, en tant que passif actuel exigible.
- identifier les stocks qui ne vont pas être utilisés dans le prochain cycle d’opération comme non actuels.
- isoler les escomptes sur les ventes ( afin de rendre les chiffres de ventes comparables à ceux du futur)

b) Correction de valeur
La correction dans l'évaluation peut, par exemple, inclure:
- évaluer les stocks au plus bas : soit du coût soit de la valeur actuelle courante.
- reconnaître les diminutions non temporaires de la valeur des fonds/titres qui ont été enregistrés par la méthode basée sur les coûts.
- reconnaître les profits ou pertes de l’entreprise provenant des fonds/titres qui ont été enregistrés par la méthode basée sur les capitaux propres.

c) Erreurs et omissions
La correction des erreurs et des omissions peut être par exemple:
- enregistrer les marchandises renvoyées par les clients, pour lesquelles le client n’a pas été encore crédité.

d) Les dépenses payées d’avance
Attribution des dépenses ou revenus précédemment capitalisés à l’année actuelle :
- Pour tenir compte de l’usage d’un bien dans la production des revenus de l’année actuelle :

-dépréciation/dévalorisation de l’usine et de l’équipement
-épuisement de la matière première
-amortissement des biens intangibles

- Pour attribuer une portion des stocks aux coûts des produits vendus durant l’année actuelle

e) Comptes de régularisation
Les comptes de régularisation des dépenses et des revenus peuvent, par exemple, être les suivants :
- Enregistrer en tant que revenu pour l’année actuelle cette portion du contrat à long terme qui a été accomplie cette année même.
- Reconnaître l’intérêt dû sur les dettes actuelles en-cours
- Attribuer l’intérêt aux prêts, qui sont sans intérêt indiqué, accordés aux employés, et enregistrer cet intérêt comme dépenses de personnel.
- Accumuler les charges patronales.

f) Ajournements
L’ajournement des dépenses et revenus permettrait, par exemple, de :
- réapproprier la partie de la prime d'assurance payée par anticipation, qui s'applique aux années suivantes
- reporter l'identification des revenus (par exemple abonnement à une magazine) jusqu'à ce que les marchandises ou services (ici les magazines) aient été réellement livrés.
- reporter la partie des impôts sur les bénéfices de l'entreprise de l’année actuelle qui ne doit pas être payée

g) Les entrées définitives (de fermeture)
Une fois effectués tous les ajustements de fin d'année, les entrées définitives transfèrent les soldes des revenus et des dépenses aux bénéfices non répartis : la somme nette de cette entrée constitue le résultat des opérations de l'année. Finalement, la balance de vérification rectifiée est partagée en bilan et compte d'exploitation.

h) Modèle de Compte d'exploitation

Le tableau T-6.1 ci-dessous présente un modèle type de compte d'exploitation pour l'entreprise Timken, fabricant américain d’acier et de roulements.

Table T-6.1
Entreprise Timken
Comptes d'exploitation (en millions de $)
.	1999	1998	1997
Ventes	2495.0	2679.8	2617.6
Coût des marchandises vendues	2002.4	2098.2	2005.4
Bénéfice brut	492.6	581.6	612.2
Frais de fonctionnement	359.9	356.7	332.4
Bénéfice opérationnel	132.7	224.9	279.8
Intérêts	27.2	26.5	21.4
Autre	6.5	13.1	-8.2
Bénéfice avant impôts	99.0	185.3	266.6
Impôts	36.4	70.8	95.2
Bénéfice après impôts	62.6	114.5	171.4

i)- Modèle de Bilan:

Le tableau T-6.2 ci-dessous présente un modèle type de bilan pour l'entreprise Timken.

Table T-6.2
Entreprise Timken
Bilans (en millions de $)
.	1999	1998
Actif	.	.
Espèces	7.9	0.3
Effets à recevoir	339.3	350.5
Stocks	446.6	457.2
Autres actifs disponibles	39.7	42.3
Total des actifs disponibles	833.5	850.3
Immobilisations	1381.5	1349.5
Actifs immatériels	153.8	150.1
Autres	72.5	100.1
Total des actifs	2441.3	2450.0
Passif	.	.
Effets à payer	117.2	126.5
Partie courante de la dette à long terme	5.3	17.7
Commercial à payer	236.6	221.8
Impôts à payer	5.6	17.3
Autres dettes à court terme	192.9	107.0
Total des dettes à court terme	557.6	490.3
Dettes à long terme (LTD)	327.3	325.1
Impôts différés	6.1	0
Autres dettes à long terme	504.2	578.5
Fonds propres	1046.0	1056.1
Total	2441.2	2450.0

Voir la question de révision Q-6C2.1.

3)- Audit

Les comptes financiers sont vérifiés (et certifiés) par des experts-comptables extérieurs (appelés Commissaires aux Comptes en France, Certified Public Accountants aux USA, Chartered Accountants en Angleterre et au Canada), qui doivent
- auditer les montants portés au Bilan et dans le Compte de Résultats en remontant aux transactions correspondantes ;
- vérifier que la méthode d'entrée des données, la logique de toutes les entrées comptables et des ajustements de fin d'année sont en accord avec les principes et les pratiques de comptabilité généralement acceptés (car la personne extérieure qui va lire ces états financiers supposera qu'on a respecté ces principes dans leur préparation) ;
- s'assurer que les méthodes comptables utilisées par l'entreprise, que tout changement de méthode, tout fait matériel affectant les états financiers ont bien été expliqués dans les notes jointes aux relevés des comptes financiers ;
- donner leur avis sur ces relevés financiers.

Une fois que les commissaires aux comptes ont rendu leur avis, les états financiers sont normalement considérés comme terminés. Mais certaines modifications supplémentaires peuvent encore intervenir les années suivantes. Elles ne pourraient résulter que d'un changement majeur dans la méthode comptable qui nécessiterait une refonte de tous les chiffres. Des modifications moins importantes pourraient être des ajustements sur les bénéfices non distribués avec, si besoin, une note aux états financiers pour l'expliquer. Voir plus bas une discusson sur le contenu de l'avis des commissaires aux comptes.

Voir la question de révision Q-6C3.1.

4)- Notes, commentaires et Opinion et Analyse des résultats opérationnels et des conditions financières par la Direction (MDA)

Les bilans et comptes de résultats sont généralement accompagnés de notes et de commentaires dans les rapports annuels. Certaines notes expliquent les méthodes comptables utilisées, d'autres donnent des détails sur le calcul d'un nombre, et d'autres encore donnent des informations sur des événements imprévus ou autres événements matériels qui peuvent affecter la situation financière de l'entreprise. Dans un rapport annuel, il est aussi classique de voir quelques pages où la direction discute de ses principaux succès ou des problèmes rencontrés l'année précédente, et propose un apreçu de sa stratégie pour l'avenir. Ces écrits se nomment aujourd'hui en anglais "Management's Discussion and Analysis of Results of Operations and Financial Conditions" (autrefois "Management's Assessment of Business Conditions.")

Voir la question de révision Q-6C4.1

5)- Autres états financiers

Dans la plupart des rapports annuels d'entreprises américaines, plusieurs autres relevés financiers sont présentés en plus du bilan et du compte de résulats. Ils ne font que présenter des chiffres sous un format différent dans un but utilitaire, mais les données utilisées sont déjà dans le bilan et le compte de résultats. Les relevés financiers supplémentaires les plus courants sont le relevé des cash-flows, le relevé des capitaux propres aux mains des actionnaires, et le résumé pour les cinq dernières années de données financières sélectionnées. On trouve moins aujourd'hui de relevés reflétant les effets de l'inflation. Beaucoup de grandes entreprises incluent aussi dans leur rapport annuel une décomposition des chiffres présentés pour l'ensemble de l'entreprise : par exemple, les comptes non consolidés de leurs principales filiales, les ventes par lignes de produits et par régions, des comptes montrant la réconciliation de différents montants du bilan comme les impôts différés.

a)- Relevé des Cash Flows :

Comme on le verra plus loin au Chapitre 8 Section J-1, le Relevé des Cash-flows présente tous les éléments qui ont contribué à modifier la trésorerie (ou fonds de roulement) de l'entreprise. Ces éléments sont regroupés en trois catégories :
- les cash flows tirés des opérations, qui sont les revenus en liquide moins les dépenses en liquide (la dépréciation, par exemple, n'est pas une dépense en liquide),
- les cash flows tirés des activités d'investissement, qui comprennent les achats ou ventes d'immobilisations importantes,
- les cash flows tirés d'activités financières, comme le remboursement de dettes et la recherche de nouveaux financements.

Dans certains rapports annuels anciens, on peut trouver un Relevé des Cash-flows dans sa forme ancienne qui s'appelait Statement of Changes in Financial Position (relevé des changements de position financière), ou Sources and Uses of Funds Statement (relevé des ressources et emplois des fonds). Ce relevé explique comment se sont produits les changements de trésorerie au cours de l'année. Cette trésorerie peut être du liquide ou du fonds de roulement et se trouve à la dernière ligne de l'état en question. Le changement net de chaque élément du bilan entre les deux années consécutives est classé soit en ressource soit en emploi de fonds. Les sources de fonds comprennent : les résultats opérationnels, la diminution des actifs et l'augmentation de la trésorerie ou des fonds propres. Les emplois de fonds comprennent : l'augmentation des actifs, la diminution de la trésorerie ou des fonds propres et le paiement de dividendes.

b)- Relevé des bénéfices non distribués ou état des fonds propres des propriétaires :

Ce relevé n'est rien d'autre qu'une réconciliation entre le bénéfice de l'année et la quantité du bénéfice devenue fonds propres pour l'année en tant qu'augmentation des bénéfices non distribués. Ainsi, le bénéfice est diminué de tout dividende et autre distribution faite aux propriétaires de l'entreprise pendant l'année, ainsi que des réserves et provisions.

c)- Réécriture des résultats financiers pour tenir compte des effets de l'inflation :

De 1980 à 1986, ces réécritures n'étaient exigées que pour les grandes entreprises, celles qui avaient plus d'un milliard de dollars d'actifs ou plus de $125 millions en stocks, usines et équipement. Ces réécritures sont devenues facultatives en 1986, et beaucoup d'entreprises ne les présentent plus.

On peut trouver 4 types de relevés :
- relevés utilisant les coûts actuels (plutôt que les coûts historiques) pour l'année en cours ou pour les cinq dernières années, et
- relevés à dollar constant (calculé à l'aide d'indices) pour l'année en cours ou pour les cinq dernières années.
Ces relevés sont utiles pour corriger la sousestimation des actifs. Mais la façon de préparer ces réécritures révèle une grande disparité dans les méthodes utilisées (et même une certaine confusion). On ne pouvait guère attendre de progrès dans leur cohérence car ces réécritures n'étaient pas auditées (ainsi la vérification des valeurs de remplacement ne pouvait être du ressort d'un commissaire aux comptes car elles étaient influencées par trop de facteurs externes en lien avec le marché). Les entreprises ont utilisé ces états pour faire passer des messages supplémentaires sur leur façon de voir les résultats de l'année en cours, les conditions économiques, les règles fiduciaires ou d'autres problèmes. C'est pourquoi ces relevés ne sont pas, ou plutôt n'étaient pas, aussi utiles qu'ils auraient dû l'être.

Voir les questions de révision de Q-6C5.1 à Q-6C5.4.

6)- Avis du commissaire aux comptes

L'avis d'un commissaire aux comptes est censé certifier que les bons principes comptables ont été utilisés et que les chiffres comptables correspondent à la réalité. C'est un avis étonnamment bref, écrit avec soin avec un vocabulaire très structuré et standardisé. Les mots semblent être toujours les mêmes. C'est l'absence d'indications négatives que le lecteur doit chercher à vérifier. Et pourtant, même en l'absence de commentaires négatifs, une opinion positive est loin d'écrater bien des incertitudes et des difficultés que présentent les chiffres comptables, ce qui sera discuté dans ce chapitre et quelques autres.

Un commissaire aux comptes peut émettre un avis sans réserve ou avec réserve. On ne voit pour ainsi dire jamais d'avis carrément négatif. Mais les commissaires aux comptes peuvent déclarer qu'ils n'émettent pas d'avis.

a)- Avis sans réserve du commissaire aux comptes

Dans un avis de commissaire aux comptes sans réserve, son opinion se résume généralement à deux affirmations ou paragraphes :
1- la portée de l'audit : où le commissaire aux comptes déclare ce qu'il/elle a fait. (La tâche d'un commissaire aux comptes ne correspond jamais à une vérification complète à 100%.) La tâche du commissaire aux comptes consiste à
- tester et recalculer,
- retrouver la trace des transactions,
- vérifier les procédures de contrôle interne.
Sa déclaration dit seulement quelle a été l'ampleur totale du travail effectué.

2- l'opinion elle-même, souvent formulée de façon à faire comprendre que les états financiers représentent "honnêtement" le résultat des opérations et la situation de l'entreprise. Remarquez que cet avis ne dit pas que les états financiers sont exacts, mais ne fait que suggérer qu'ils ne sont pas trompeurs. Ce jugement sur le caractère trompeur ou non des états financiers s'appuie sur l'utilisation des principes comptables généralement acceptés. Ainsi tout changement de méthode comptable doit être signalé. L'avis dit aussi que les états financiers sont cohérents, c'est-à-dire comparables, avec les années précédentes.

Plus de 90% des avis de commissaires aux comptes sont sans réserve et ne présentent aucun problème. Mais certains ont été attaqués en justice et, récemment, même les plus grandes entreprises de comptabilité (Price Waterhouse et Arthur Anderson, par exemple) se sont fait réprimander. La raison en était que le choix des principes comptables ne permettait pas de dévoiler certains événements matériels.

b)- Avis du commissaire aux comptes avec réserve

Les avis avec réserve sont de deux types : ils contiennent une réserve commençant par "sauf" ou "à conditon de".

1-"sauf" : cela veut dire qu'une partie des procédures que voulait effectuer le commissaire aux comptes n'a pas pu être faite (par exemple on n'a pas pu faire d'inventaire sous la direction du commissaire aux comptes), ou qu'une des méthodes utilisées pour la préparation des états financiers ne respecte pas les principes comptables généralement acceptés ;

2-"à condition de" : peut résulter soit
- d'une incertitude sur un élément matériel, comme par exemple l'existence de certains effets à recevoir (par exemple, le client qui est censé devoir de l'argent à l'entreprise n'est pas d'accord sur le montant de cette dette), ou
- d'une éventualité (comme la capacité de l'entreprise à refinancer son fonctionnement) qui peut metttre en danger l'existence futur de l'entreprise.

c)- Sans opinion

Un tel avis "sans opinion" de la part d'un commissaire aux comptes n'est émis que pour des états qui n'ont pas été vérifiés, comme des états interimaires. On le trouve très rarement pour des états financiers vérifiés car cela constituerait un avis négatif ou défavorable, ce qui serait vraisemblablement très dommageable pour l'entreprise. Si un tel avis défavorable devait être émis par le commissaire aux comptes, l'entreprise
- modifierait ses états financiers, ou bien
- changerait de commissaire aux comptes.
Quand cela se produit, le nouveau commissaire aux comptes a l'obligation de donner, dans son avis, une explication sur les problèmes relevés.

Voir les questions de révision de Q-6C6.1 à Q-6C6.5.

Voir les travaux de recherche R-6.6, R-6.7 et R-6.8.

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Modifié: 2010-06-18

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