PEOI 2003 Rapport intermédiaire

1er juin 2003

Préparé par John Petroff pour la rencontre du Comité de direction de

 juillet 2003

Ce document prend la suite du 2002 rapport de l’année 2002 sur PEOI. Le développement remarquable du premier semestre de l’année 2003 est dû à l’accélération continue de la fréquentation du site de PEOI. Les chiffres parlent d’eux-mêmes.

RÉCAPITULATIFS PAR MOIS
MOIS

MOYENNE JOURNALIÈRE

TOTAL PAR MOIS
. Hits Files Pages Visits Sites KBytes Visits Pages Files Hits
May 2003 3495 2741 2251 347 6404 664710 10760 69809 84996 108375
Apr 2003 3601 2905 2537 354 6949 612859 10634 76135 87173 108033
Mar 2003 2830 2192 1905 325 6048 351927 10103 59055 67970 87750
Feb 2003 3209 1870 2359 302 5732 344356 8477 66053 52385 89879
Jan 2003 1952 1521 1349 231 4676 347451 7183 41828 47152 60520
Dec 2002 1781 1366 1300 241 4051 271510 7500 40329 42353 55225
Nov 2002 1280 934 910 166 3424 203471 4993 27322 28046 38419
Oct 2002 1836 1493 1271 244 5985 309438 7591 39423 46291 56942
Sep 2002 1586 909 1295 90 1774 209936 2706 38852 27285 47603
Aug 2002 983 585 840 76 1047 140141 2364 26045 18162 30473
Jul 2002 957 769 763 85 635 59065 1114 9928 10007 12452
Jun 2002 523 426 410 38 652 53121 802 8615 8960 10992
Totaux . . . . . 3567985 74227 503394 520780 706663

(Notez, cependant, que les chiffres particulièrement peu élevés de juin 2002 résultent de la migration du site vers un nouveau serveur en mai 2002) Les statistiques complémentaires de PEOI sur la fréquentation du site sont accessibles sur le site http://www.peoi.org/stats. L’accélération s’observe dans tous les domaines d’actions de PEOI comme l’inscription des étudiants, l’enregistrement des universités et des auteurs, celui du personnel administratif aussi bien que dans le volume de pages lues.

La hausse la plus significative est l’augmentation du nombre de bénévoles désireux d’aider PEOI. Le 1er juin 2003, 259 personnes avaient exprimé leur intérêt. Ce chiffre correspond à une augmentation de 172 personnes de février à mai comparé à 87 les quatre mois précédents. Cette envolée de 200 % est attribuée à notre inscription au réseau Netaid alors que le recrutement de bénévoles grâce au site de Volunteermatch se maintient toujours au même niveau. Parmi les autres sources, Jason (Join American Senior citizen Online Service) commence à produire quelques contacts, Network-for-Good provoque un intérêt au travers de Volunteermatch ou de contacts directs. Servenet et Idealist ne démontrent pas d’une grande efficacité.

La collecte de fonds est encore et toujours un sujet de déception. Le mailing du printemps (plus de 300 demandes) a été un échec complet. Les refus des fondations Paul G. Allen et Coca-Cola ont été très frustrants alors même que les projets semblaient répondre aux critères et sont restés un certain temps sur les bureaux de ces financeurs. Nous poursuivons néanmoins cette démarche grâce la collaboration énergique d’une bénévole de Chicago, Ann Feeney.

Dans le domaine des procédures automatiques sur le site, l’inscription des employeurs, des partenaires institutionnels, du personnel bénévole, des membres du Conseil d’Administration et des donateurs fonctionne désormais parfaitement. Il est maintenant aisé d’utiliser la base de donnée contenant la composition et les centres d’intérêt des différents groupes pour favoriser des réseaux et des interactions entre individus. Pour renforcer les échanges, un forum et des groupes de discussion sont maintenant opérationnels et nous allons étendre cette démarche. Améliorer la plate-forme d’apprentissage de PEOI est un besoin pressant comme le démontrent les sujets sur les forums de discussion et les choix stratégiques décrits ci-dessous.

Le développement des cours demeure trop modeste : il y a aujourd’hui douze cours (alors qu’il y en avait six il y a quatre mois). La traduction espagnole, la plus dynamique au départ s’est essoufflée et a besoin d’être réactivée par une nouvelle direction. La traduction française, après un départ lent, est la plus avancée sous la direction stimulante et dévouée de Sandrine Cortet. La traduction russe survit tant bien que mal grâce à un seul et unique traducteur. Une nouvelle structure pour la traduction allemande se met en place avec une équipe énergique. La possibilité d’une traduction en arabe est maintenant envisagée et paraît faisable. Le sujet d’un des forums de discussion évoque une évolution dans une nouvelle direction comme nous le développons ci dessous.

Dans le domaine de la communication et de la promotion, de nouveaux supports comme les prospectus ou les affiches ont été mis en place sous la direction et grâce aux textes de Joanna Chalmers et d’autres bénévoles. Elle a également la charge de la communication avec les représentants des différents pays.

 

Montage de la stratégie

La stratégie de départ formulée avant la baisse soudaine de la bourse n’est plus réalisable. Le projet actuel doit prendre en considération que le financement n’est plus et ne sera pas disponible dans un futur proche et doit se baser sur ce qui rend PEOI unique : ses bénévoles.

Le premier et le plus important est le développement du contenu des cours, et la traduction des cours existants, son corollaire. Le second est l’amélioration du site internet, y compris la réactualisation de sa plate-forme d’e-learning et la qualité du service offert à nos partenaires. Le recrutement des étudiants est relativement aisé et demande peu d’efforts. La promotion générale dans les médias n’est pas souhaitable pour l’instant. Il serait contre-productif de décevoir des attentes auxquelles les cours actuels de PEOI ne peuvent répondre. Nonobstant, encore une fois, le contenu est la principale priorité.

Les instruments promotionnels actuellement développés doivent refléter cette priorité en amplifiant et en recherchant des méthodes de recrutement d’auteurs de cours et de traducteurs. Le recrutement des bénévoles a été efficace, deux voies peuvent être exploitées. La première consiste à travailler avec des institutions partenaires avec l’aide des représentants nationaux de chaque pays en utilisant des affiches et des prospectus. La seconde consiste à créer une nouvelle organisation des cours selon les disciplines. À titre d’exemple, on peut prendre celui de Linnea Johnson, qui coordonne tous les cours dans le domaine de la santé. De la même façon, des coordinateurs pourraient être recrutés pour d’autres grands domaines d’étude.

Le développement de PEOI grâce aux bénévoles démontre un intérêt général pour son action. Cette effusion de bonnes volontés pourrait être mise en avant dans la promotion de l’image de l’association puisque c’est un élément substantiel de son identité. Il serait intéressant, par exemple, de représenter PEOI comme une sorte de Robin des Bois de l’éducation et de mesurer l’efficacité de cette image. Dans tous les cas, les membres du Conseil d’Administration sont invités à prendre une part plus active dans leur rôle de coordinateurs de PEOI (certains comités tels que ceux de Alain Main et de Merryn Bryant, ont déjà prouvé leur efficacité et constituent des exemples pour d’autres comités à mettre en place). Le rôle et le fonctionnement des comités sont définis dans les statuts de PEOI. Les comités peuvent inclure des personnes qui ne font pas partie du Conseil d’Administration. Trois comités ont été proposés et s’ils sont approuvés, ils devraient fonctionner peu après la réunion du Conseil d’Administration de juillet.

Afin de tirer profit de la bonne volonté des bénévoles, il faut construire un système de reconnaissance effectif et régulier afin de récompenser la participation de ceux-ci. A cette fin, certaines personnes du Conseil d’Administration ont prévu de se réunir. La tâche sera de : 1- Déterminer le fondement de la motivation des bénévoles (et donc leurs buts– autres que l’argent) ; 2- Trouver des moyens pour les remercier (par l’intermédiaire de plaques, de lettres de recommandations, de reconnaissance du bénévole du mois…) ; 3- Faire connaître les réalisations des individus ou des groupes par des comptes-rendus accessibles depuis la page d’accueil du site de PEOI; 4– D’identifier et de monter des outils et des méthodes objectifs d’évaluation de la participation des bénévoles ; 5– Se mettre d’accord sur une trame pour la rédaction des annonces de recrutement afin d’attirer un plus grand nombre de bénévoles. Si ce mécanisme fonctionne, le comité pour la reconnaissance des bénévoles peut devenir un comité permanent ayant pour tâche d’identifier les personnes à promouvoir et de mettre en place un système de reconnaissance appropriée.

En ce qui concerne le développement du site internet, un comité issu du Conseil d’Administration devrait être créé pour surveiller les déficiences de l’environnement de l’apprentissage internet et faire des recommandations sur les solutions à adopter (Voir le forum de discussion). Les changements pour rendre PEOI plus efficace en classe ou dans les cours semestriels doivent être identifiés et mis en place avant le début de la rentrée 2003. Les autres changements risquent de prendre plus de temps et ce comité pourrait être permanent pour assurer une veille des changements sur internet.

Un troisième comité devrait être créé pour étudier la nécessité de diviser le site internet de PEOI en différents sites organisés en fonction des secteurs éducatifs et des publics concernés. Un premier site, celui de départ, se cantonnerait aux cours de niveau universitaire. Un second site pourrait éventuellement proposer des cours plus professionnels. Un troisième site pourrait contenir des cours plus généraux, tels que les cours de langues. Si la division des contenus éducatifs est mise en place, il faudra trouver un nom pour chaque site en correspondance avec son contenu. Un rapport complet est prévu pour la réunion du Conseil d’Administration de PEOI en novembre 2003. Le rapport devrait traiter cette dernière question et faire des recommandations sur l’opportunité de dissoudre ou non le comité ou bien de lui donner de nouveaux objectifs comme celui de la restructuration de PEOI.